Business Strukturen schaffen: Organisation, Produkte automatisieren und Outsourcing

Mrz 4, 2022Business Aufbau


Wer selbstständig ist und wachsen möchte, hat meist nur wenig Möglichkeiten, um sich nicht innerhalb kürzester Zeit ins Burn-out zu stürzen. Preise erhöhen oder mehr arbeiten.

Ein Hamsterrad, dem es irgendwann kein Entkommen mehr gibt und das in den meisten Fällen dazu führt, dass du nur noch kaum oder gar kein Familien- und Freizeitleben mehr hast. Damit du dich nicht im Hamsterrad der Selbstständigkeit einsperrst und früher oder später ins zweifeln kommst, ob Unternehmertum und Selbstständigkeit wirklich das richtige für dich ist, brauchst du Prozesse. Prozesse, die dich dabei unterstützen, Freiraum für die wichtigen Entscheidungen, die du Tag täglich treffen musst, zu schaffen. Aber auch Freiraum für dich.

1. Onlinekurse sind keine Prozessautomationen für den Start

Immer wieder erleben wir, dass der erste Schrei für Automation und Prozesse in Richtung Onlinekurs geht. „Schnell schnell, lass uns einen Onlinekurs erstellen und schon haben wir passives Einkommen“ – Bullshit wenn ihr uns fragt. Ein Onlinekurs ist eine tolle Sache, aber dafür solltest du erst einmal ein nachweislich funktionierendes und gefragtes Produkt haben.

Denn die meisten starten damit eine Idee zu haben, von der sie selbst überzeugt sind, dass dies das perfekte Produkt wäre, ohne jemals tatsächlich dafür eine Anfrage erhalten zu haben, geschweige denn mit dieser Art von Lösung schon nennenswert Geld verdient haben.

Wir halten also fest: Onlinekurse sind eine tolle Sache und definitiv etwas, was wir später nutzen wollen, um unser Business zu skalieren und zu automatisieren, aber nicht, wenn sich dein Umsatz aktuell auf viele verschiedene Produkte verteilt oder das Thema deines Onlinekurses noch gar nicht an deinen Kunden getestet wurde.


2. Die richtigen Hebel für den Start ziehen

Doch welches sind nun die richtigen Hebel, die du ziehen solltest? Was sind Dinge, die dir vor allem am Anfang schnell Arbeit abnehmen und Zeit freiräumen, um den Fokus auf andere Dinge legen zu können?

a) Streichen wo gestrichen werden kann

Fangen wir bei dem wichtigsten an, bevor wir überhaupt unsere Businessstrukturen standardisieren, Prozesse auslagern oder Dinge automatisieren. Und zwar Aufgaben und Dinge zu streichen, die uns in erster Linie nur beschäftigen, aber keinerlei Mehrwert bieten. 

Aufgaben wie:

  • Das hundertste Ideen Board erstellen, ohne daraus wirklich ein fertiges Produkt zu machen
  • Design der Webseite anpassen, obwohl noch kein Produkt besteht oder die Anfragen hauptsächlich über andere Kanäle hereinkommen
  • Jeden Tag Austausch mit unterschiedlichsten Menschen zu haben, aber nirgendwo ein Abschluss zustande kommt
  • Sich mit kleinen To-Do’s zu beschäftigen (z.B. Schreibtisch aussortieren, Büro schick einrichten etc.)

All das sind Aufgaben, die dich beschäftigen und dir vielleicht sogar teilweise ein gutes Gefühl geben, dir deinen Kalender voll machen, du aber am Ende des Tages dann keine Zeit mehr für die wirklich wichtigen Dinge hast, die dir Geld einbringen. Deshalb geht es darum, diese To-Do’s rigoros zu streichen.

Dein To-Do hilft dir nicht dabei, einen Kunden zu gewinnen oder langfristig auf dein großes Ziel einzuzahlen? Dann ab damit von der Liste und halte dich nicht mehr länger mit dieser Aufgabe auf. Streiche sie einfach. Wenn du so deine kompletten To-Do Listen betrachtest und tatsächlich alles davon streichst, was keinen Einfluss auf deinen Umsatz oder Kunden hat, wirst du sehr schnell merken, welche Dinge dich zwar beschäftigen und wahrscheinlich sogar überfordern, dir aber keinerlei Geld in die Kasse spielen. Konzentriere dich auf die wenigen wichtigen Dinge und versuche keine 20 Produkte und Projekte gleichzeitig zu treiben.


b) Standardisierung und Automatisierung

Du verbringst Stunden damit, ein Angebot, Rechnungen und Co zu schreiben? Content Planung bedeutet bei dir immer wieder Vorbereitung der gleichen Textfelder, die du dann mit Ideen befüllst? Dann ist Standardisierung das, was du dringend brauchst. 

Der ein oder andere mag und jetzt entgegenschmettern: ABER MEINE PRODUKTE SIND SOOOO INDIVIDUELL, da kann ich meine Angebote standardisieren!

Und wir werden dir sagen: DOCH, du kannst. Bringe Angebot auf den kleinsten gemeinsamen Nenner. Vielleicht ist nicht jeder Baustein gleich, aber in vielen Bereichen gibt es evtl. Überschneidungen, doch der wohl viel wichtigere Gedankengang: Musst du denn so viele unterschiedliche individuelle Angebote bedienen, oder kannst du nicht einfach einen gewissen Standard im Angebot definieren und dennoch bei der Ausführung bzw. in deinem Coaching dann individuell auf deine Kunden eingehen? Wir beispielsweise bieten ein digitales Konzept an, welches für jeden Kunden unterschiedlich ist. Der eine braucht Hilfe bei der Produktoptimierung und der Nächste hat den Fokus auf den Verkaufsprozessen. Dennoch ist bei uns der Preis für dieses Konzept immer der gleiche und auch der Angebotstext bzw. das Produkt. 

Verpacke deine Produkte in einfach und schnell verständliche Angebots bzw. Verkaufstexte. Versuche es nicht jedem Recht zu machen, sondern konzentriere dich auf deine Hauptzielgruppe. Lagere deine Verkaufsprozesse und Abwicklungen auf Plattformen wie Elopage, Digistore und Co aus (PS: Wenn du nur wenige Kunden hast, macht es ggf. Sinn, den Verkauf per Überweisung und Vertrag zu machen, um die Provisionen zu sparen, was vor allem bei hochpreisigen Produkten sinnvoll sein kann.)


c) FAQ’s des Produkts

FAQ’s (Frequenly Asked Questions – Häufig gestellte Fragen) kennt jeder, doch meistens nur auf der Verkaufsseite. Du hast Fragen zu meinem Produkt, bevor du es kaufst? Hier sind die Antworten dazu… Doch was, wenn wir dir sagen, dass du dieses Konzept auch auf deinen Support und sogar deine Produkte und Coachings übertragen kannst?

In deinem Produkt und Coaching werden immer wieder gleiche Fragen zu einem Thema gestellt? Perfekt, packe es in ein Video und wann immer nun die Frage von einem deiner Kunden kommt, leitest du einfach dieses Video weiter. Das geht nicht in einer 1:1 Betreuung? Aber natürlich geht das, schließlich habt ihr in euren 1:1 Calls besseres zu tun, als durchzusprechen, wie man ein Tool einrichtet, welches ein Video tausend Mal besser erklären kann und dein Kunde sogar wann immer er möchte auf stop klicken kann. Jetzt hast du einen Teil deines Coachings schon automatisiert. Erinnerst du dich noch, was wir dir oben erzählt haben bezüglich eines Onlinekurses? Mit dieser Herangehensweise hast du tatsächlich echt Probleme, welche du nun automatisierst und somit Stück für Stück einen Onlinekurs zu einem Thema erstellst, der wirklich Relevanz für deine Kunden hat.


d) Voll- und Teiloutsourcing

Buchhaltung, Grafikarbeiten, Organisation und ähnliche Dinge sind Aufgaben, die du schnell und einfach abgeben kannst. 

Natürlich gilt beim Auslagern immer folgende Regel: 

Lagere Dinge nur dann aus, wenn du durch die Auslagerung Kosten sparst, oder deine du Zeit dadurch für umsatzbringende Aktivitäten einsetzen kannst, die mehr Umsatz einspielen als das Outsourcing kostet. (Kosten – Nutzen Rechnung) 

Deine Zeit und Kapazität bereits soweit ausgelastet ist, dass du eine weitere Arbeitskraft benötigst, um weiter wachsen zu können.

Du dir diese Ausgabe leisten kannst und dir damit Zeit freikaufst, die du anderweitig nutzen möchtest.


A – B – C Aufgaben

Beim Outsourcing ist vor allem wichtig, deine Aufgaben in A, B und C Aufgaben zu unterteilen. 

A-Aufgaben sind extrem komplexe Aufgaben, welche du nicht einfach so outsourcen kannst und wenn dann deine direkte Beteiligung benötigen oder eine extrem lange Einarbeitungszeit benötigen.

B-Aufgaben sind Aufgaben mit mittlerer Komplexität, bei welchen du nicht direkt involviert sein musst, aber dennoch eine gewisse Einarbeitungszeit benötigen

C-Aufgaben sind einfachere Aufgaben, welche du ohne besondere Einarbeitung übergeben kannst oder sogar jemand anderes besser erledigen kann als du selbst.


Der Kosten- und Nutzen Vergleich beim Outsourcing

Beim Outsourcing kommt vor allem am Anfang vielen von euch direkt eine virtuelle Assistenz, ein Dienstleister für bestimmte Tätigkeiten oder eben einfach ein Freelancer in den Kopf. Warum? Nun, die Vorteile liegen ja quasi auf der Hand. Doch was, wenn ich dir sage, dass es auch viele Dinge gibt, die für einen festen Mitarbeiter oder Minijobber sprechen? Und dass ein Einstellungsprozess und die damit verbundenen Aufgaben gar nicht so schlimm sind? Ein Minijobber und Festangestellter ist außerdem von den Kosten oftmals weitaus günstiger als ein Freelancer.

Vorteile eines Freelancers:

  • Keine Klärung von Steuern, Sozialabgaben und Verträgen mit Mitarbeitern
  • Kein Risiko bei Krankheit oder sonstigem Arbeitsausfall
  • Jederzeit die Möglichkeit, das Vertragsverhältnis zu beenden

Kosten eines Freelancers: zwischen ca. 30 – 350 EUR (es geht natürlich auch manchmal günstiger oder deutlich teurer)

Vorteile eines Mitarbeiters oder Minijobbers:

  • Fokus des Mitarbeiters ist nur auf deinem Business
  • Internes Wissen über dein Unternehmen und Einblicke in mehr Prozesse
  • Fixes Gehalt ohne Kostenanstieg bei mehr Arbeit (bessere Planbarkeit)

Kosten eines Minijobbers: ca 450 EUR + 180 EUR Sozialabgaben

Kosten eines Mitarbeiters: Mindestlohn – unendlich + Sozialabgaben


Also du siehst, es gibt so viele Mittel und Wege, dein Business zu strukturieren und automatisieren. Ich hoffe ich konnte dir ein paar gute Einblicke und erste Ideen geben.


Solltest du noch weitere Fragen zu dem Thema haben, kannst du mir jederzeit auf Instagram @benecke_chris schreiben. Ich freue mich von dir zu hören

Mehr lesen

Keine Ergebnisse gefunden

Die angefragte Seite konnte nicht gefunden werden. Verfeinern Sie Ihre Suche oder verwenden Sie die Navigation oben, um den Beitrag zu finden.

Leave a comment.

0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.